7 Tipps für ein produktives Homeoffice

Vor einiger Zeit haben wir Dir schon einmal nähergebracht, welche Möglichkeiten es gibt, um die Arbeitszeit zu managen und das übliche Chaos zu bändigen. Seit ein paar Tagen befindet sich ganz Deutschland im Homeoffice und Du damit wahrscheinlich auch – Wie bleibe ich im Homeoffice produktiv? Und wie gestalte ich meine Tage so, dass ich Arbeit und Privatleben gut trennen kann, obwohl ich meine Arbeit mit nach Hause nehme? Hier 7 Tipps, wie das funktionieren kann!

Die Begriffe „Homeoffice“ und „mobiles Arbeiten“ (die sich stark voneinander unterscheiden, aber dazu später mehr) könnten erstmal nur implizieren, dass die Arbeit nicht wie sonst im Büro ausgeübt wird, sondern zu Hause. Anstelle davon, morgens ins Büro zu fahren, besteht der Arbeitsweg aus der Überwindung der Distanz zwischen Bett und Schreibtisch, und sonst ändert sich nicht viel. Problem gelöst, vielen Dank fürs Lesen und bis nächstes Mal!

Nein, so einfach ist es dann (wie immer) doch nicht, denn es ändert sich einiges: Während man sonst mit dem Weg zur Arbeit auch das Privatleben mehr oder weniger hinter sich lässt und im Büro maximal durch den Plausch an der Kaffeemaschine von der Arbeit abgehalten wird, warten zu Hause eine ganze Menge mehr Ablenkungen und Hürden, den Arbeitsalltag produktiv zu bewältigen. Die Kinder, die ebenfalls zu Hause sind und bespaßt werden wollen, die Hausarbeit, die noch nicht gemacht ist, das Handy mit den neuesten Bildern auf Instagram und einfach das Gefühl, nicht „auf Arbeit“ zu sein – fast wie im Urlaub. Hier kommen unsere Tipps ins Spiel, um die Kontrolle über den Alltag zu behalten:

1. Klare Grenzen schaffen

Eine Möglichkeit, sich zumindest teilweise von den Ablenkungen fernzuhalten, ist es, klare Regeln zu schaffen: Und zwar sowohl beim Privaten, als auch der Arbeit. Definiere eine Arbeitszeit: Von wann bis wann arbeite ich, wann mache ich Pause? Weswegen darf ich während der Arbeitszeit angesprochen werden? Diese Fragen müssen beantwortet und klar kommuniziert werden, mit allen Beteiligten (auch den kleinsten). So vermeidest Du es, dass sich beide Welten zu sehr vermischen und Du den Überblick verlierst, weil Du gerade mitten im Meeting die neueste Lego-Kreation begutachten musst.

Verhalte Dich so, als ob Du ins Büro gehst und daraus wieder zurückkommen würdest. Da bist Du auch nicht immer unmittelbar für Privates erreichbar. Das heißt z.B. auch, keine Hausarbeit wie Wäschewaschen oder Putzen in der Arbeitszeit zu erledigen.

2. Eine produktive Routine entwickeln

Homeoffice ist die Zeit der Routinierten. Denn im normalen Arbeitsalltag geben oftmals externe Faktoren die Tagesstruktur vor: Das morgendliche Meeting, der Nachwuchs muss in die Schule oder den Kindergarten, der Bus oder die Bahn, die man immer zur gleichen Zeit nimmt. Einiges davon, wenn nicht sogar alles, fällt im Homeoffice weg.

Um nicht in einen komplett ungewohnten Rhythmus zu verfallen, ist es also sinnvoll, sich anderweitig Strukturen und Routinen zu schaffen und diese konsequent einzuhalten – keine Sorge, daran wirst Du Dich gewöhnen.

Immer unter der Woche zur gleichen Zeit aufstehen, sich an den Arbeitsplatz setzen und pünktlich zur Mittagspause etwas Essen, helfen euch dabei. Im Voraus den Tag zu planen ist sehr hilfreich. Dazu später mehr.

3. Einen guten Arbeitsplatz für sich schaffen

Auch wenn es verlockend ist, aus dem Bett oder von der Couch aus zu arbeiten: Auf Dauer ist das keine gute Idee. Die Grundregeln des Arbeitsschutzes, zu denen auch ein gesundheitsgerechter Schreibtisch gehört, gelten auch im Homeoffice. Und auch ohne diese Regeln ist es sinnvoll, die Trennung von Freizeit und Arbeit dadurch aufrecht zu halten, dass man sich an einen passenden Schreibtisch setzt und nicht wie sonst zum Feierabend auf der Couch hängt.

Schaffe Dir eine ruhige Arbeitsumgebung, in der Du konzentriert und effizient arbeiten kannst: Mit genug Tageslicht, einer guten Sitzhaltung, möglichst weit vom restlichen Trubel entfernt, machst Du schon einiges richtig und es hilft Dir, Dich besser auf die Aufgaben zu konzentrieren.

4. Zeitmanagement für sich finden

Um die Zeit beim Arbeiten zu Hause möglichst effektiv zu gestalten, bieten sich verschiedene Methoden aus dem Zeitmanagement an. In unserem ersten Zeitmanagementartikel haben wir Dir verschiedene Varianten der Zeitplanung nähergebracht, wie die Pomodori– oder Pareto-Methode. Diese helfen Dir auch im Home-Office, besonders weil sie Dich dabei unterstützen, Strukturen und Routinen zu schaffen. Und wie wir Dir bereits erklärt haben, sind Routinen im Homeoffice essenziell.

Damit es keine bösen Überraschungen gibt, ihr den Arbeitstag pünktlich beginnen und beenden könnt und in seinem Verlauf viel geschafft habt, lege Dir am besten im Voraus Blöcke für bestimmte Aufgaben oder Projekte im Kalender fest. Durch die Erinnerungen des Kalenderprogramms weißt Du, was Du wann tun wolltest, hast eine Tagesstruktur und für Deine Kollegen ist nachvollziehbar, wann Du woran arbeitest.

5. Erreichbar sein

Apropos Kollegen: Sei für diese analog zum sonstigen Bürobetrieb erreichbar. Hab das Diensthandy griffbereit und Tools wie Teams oder Slack nebenher offen. Schließlich kann keiner Deiner Kollegen auf dem Weg ins nächste Meeting noch an Deinem Schreibtisch halt machen, um sich mit Dir auszutauschen. Vereinbare ein regelmäßiges Telefonat mit Deinen direkten und den Lieblingskollegen und sprich Dich mit der Führungskraft ab, was heute auf dem Plan steht. Hier kannst Du auch die festen Regeln aus dem ersten Tipp vereinbaren und anpassen.

So vermeidest Du auch, einfach weg zu sein und den Eindruck zu hinterlassen, Du würdet nichts machen, auch wenn Du den ganzen Tag ackerst.

6. Mit den Kollegen in Kontakt bleiben

Wenn Du über längere Zeit im Home-Office bist, dann bleib trotzdem mit Deinen Kollegen in Kontakt. Wie schon im vorherigen Tipp angedeutet ergibt es Sinn, Dich weiterhin mit den Kollegen auszutauschen. Und da ist auch nichts gegen einen informellen Plausch einzuwenden. Sozialer Austausch ist wichtig. Erst recht, wenn alle zu Hause sitzen oder man nicht im Büro sein kann. Und jetzt kannst Du Dir sogar aussuchen, mit wem Du wirklich Lust auf einen Kaffeeplausch hast.

7. Move it!

Wenn man sonst zur Arbeit geht, ist da im wahrsten Sinne des Wortes meistens etwas Bewegung drin. Mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, zur Bahnstation laufen, oder sich im Büro sich auf dem Weg in die Kantine die Beine vertreten; All das fällt mehr oder weniger weg, wenn Du nur zwischen Schlaf- und Arbeitszimmer hin und her pendelst.

Deswegen, um Deine Gelenke und Muskeln nicht durch das viele Sitzen einrosten zu lassen, solltest Du etwas Bewegung in Deinen Homeoffice-Alltag bringen. Wie Du das machst, ist komplett Dir überlassen: Ob es eine kurze Yogasession in der Mittagspause, Tanzen zu aufgedrehter Musik (was im Büro eher selten geht, also probiere es aus!) oder 10 Liegestütze für ein abgearbeitetes Ticket sind, ist egal. Hauptsache irgendwas. Und wenn Du einen Balkon hast, geh raus und schnappe frische Luft – dort kannst Du dann auch weiterarbeiten, wenn das Wetter passt.

Der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten

Aber was ist jetzt der genaue Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten? Viele verstehen unter „Homeoffice“ das, was mobiles Arbeiten ist. Denn das Homeoffice ist eigentlich ein fest eingerichteter Arbeitsplatz, dessen Ausrüstung und auch Ausstattung vom Arbeitgeber gestellt werden muss. Hier muss der Arbeitnehmer erreichbar sein. Darüber hinaus gilt das Arbeitsschutz- und Arbeitsstättenrecht: Der Arbeitgeber muss also auch prüfen, ob der Arbeitsplatz bei Dir zu Hause den arbeitsschutzrechtlichen Standards gerecht wird.

Beim „mobilen Arbeiten“ handelt es sich hingegen lediglich um den Arbeitsauftrag, der mobil ausgeübt werden darf. Der Arbeitnehmer muss lediglich erreichbar sein. Wo genau er seine Arbeit genau ausführt, bleibt ihm selbst überlassen.

Fazit:

Es ist Dir überlassen, wie Du Deinen Arbeitsalltag zu Hause am besten gestaltest. Homeoffice, bzw. mobiles Arbeiten, bringt neben all den schönen Vorteilen auch ein paar Herausforderungen mit sich. Du trägst die Verantwortung für Deine Produktivität!

Wir hoffen, dass Du dem mit diesen Tipps entsprechend begegnen kannst und wünschen Dir eine schöne Zeit zu Hause, im Homeoffice!

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Zum Autor: David Langner

Quellen und Lesetipps:

Dazu passend zur aktuellen Situation rund um Corona

So funktioniert das Onboarding aus dem Homeoffice

Homeoffice und mobiles Arbeiten ausführlicher unterschieden

So arbeitest Du in Deinem Unternehmen sicher mit Freelancern

„Der Lebenslauf ist zweitrangig“

Interview mit Dr. Lexi Pimenidis, Badger Systems

Warum bei Badger Systems nicht nur die „Hard Skills“ zählen und neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so schwer zu finden sind

„Exzellente Köpfe“ denken unternehmerisch und entwickeln einzigartige Lösungen, die mehr bieten als technische Funktionalität. Das noch junge Kölner Unternehmen Badger Systems ist kürzlich in neue Räume gezogen und hat mithilfe der interim Group weitere passende Team-Mitglieder für IT-Beratung und Software-Entwicklung gefunden.

Für Badger Systems ist es nicht von Bedeutung, ob neue Mitarbeiter*innen frisch von der Uni kommen, „alte Hasen“ sind oder gar aus einer gänzlich anderen Branche in die IT wechseln. „Unsere Mitarbeiter sind so individuell wie die Herausforderungen, die unsere Kunden an uns herantragen“, sagt Dr. Pimenidis, der Geschäftsführer von Badger Systems.
Nicht erst seit der Gründung von Badger Systems vor vier Jahren weiß Dr. Pimenidis, dass man nicht ausschließlich auf den Lebenslauf gucken sollte. Wichtiger sei es, dass der Bewerber oder die Bewerberin vielseitig interessiert ist. Da dürfen es dann gerne auch weniger Jahre an Berufspraxis sein, wenn dafür mehr Erfahrungen auf verschiedenen Gebieten der Softwareentwicklung gesammelt wurden: „Denn in zwei Jahren ist sowieso alles wieder veraltet, weil die IT sich so schnell wandelt.“

„Soft Skills“ stehen nicht im CV

Hinzu kommt, dass im Lebenslauf nichts über die nicht minder wichtigen „Soft Skills“ eines Bewerbers oder einer Bewerberin steht. Dabei sind soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Flexibilität und Eigeninitiative unter Umständen sogar wichtiger als die sogenannten „harten“ Skills, denn „wenn es im Team nicht passt, ist keinem geholfen“.
Aus diesem Grund ist der Lebenslauf selbst das am wenigsten aussagekräftige Instrument bei der Auswahl von Bewerbern und Bewerberinnen. Um seine kostbare Zeit aber nicht in ewig langen Auswahlverfahren und Bewerbungsgesprächen zu verlieren, hat Dr. Pimenidis sich an die interim Group gewandt. Das sind die Personalsuche-Spezialisten, die nach ihren eigenen Worten das Recruiting neu erfunden haben – „Damit zusammenkommt, wer zusammengehört“.

Aber fangen wir von vorne an: Gerade in einem jungen Unternehmen ist es wichtig, dass die Mitarbeiterzahl nicht zu schnell wächst und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Kultur des Unternehmens mit Verantwortung frei entwickeln, begreifen und weitertragen. Und das ist eine Einstellung, die steht nicht im Lebenslauf und wird auch nicht in Ausbildung oder Studium gelernt, sondern zeigt sich etwa in Teamwork und Kundenkommunikation.

Software individuell für den Kunden entwickeln

„Viele unserer Kunden haben eine eigene IT-Abteilung“ sagt Dr. Pimenidis, „wenn diese unsere Unterstützung braucht, dann ist es unsere Aufgabe, den Kollegen einen Weg zu weisen.“
Dazu gehören ein gewisses Fingerspitzengefühl und diplomatische Herangehensweise, vor allem aber auch die Bereitschaft, sein Wissen (mit) zu teilen und die externen Kollegen auf der Kundenseite anzuleiten und zu trainieren, damit sie zukünftig aufkommende Probleme schon im Vorfeld erkennen und selbst lösen können. „Wir wollen uns in den Unternehmen nicht unentbehrlich machen, sondern die Kunden dazu bringen, ihr Problem nachhaltig zu lösen, indem wir nicht nur auf technischer, sondern auf ganzheitlicher Ebene beraten und gemeinsam eine individuelle Lösung finden.“

„Unser besonderes Augenmerk liegt jedoch auf der Entwicklung ganz neuer, individueller Software direkt für den Kunden.“ Wenn die bisherige Software einfach zu alt ist, wegen der ablaufenden Lizenz etwas Neues hermuss oder man eine Idee hat, bei der es an der softwaretechnischen Umsetzung hapert – dann ist Badger Systems der richtige Ansprechpartner, denn „wir haben Koryphäen, Freaks, Nerds oder wie auch immer Sie Menschen nennen wollen, die mit Herzblut und Leidenschaft durchhalten, dranbleiben und sich nicht mit einer zweitbesten Lösung zufriedengeben.“

Home-Office gehört nicht erst seit Corona zum Konzept

Badger Systems hat immer schon auf das Konzept des Home-Office gesetzt, denn die Mitarbeiter*innen arbeiten nicht nur in Köln, sondern zum Beispiel in Aachen, Bonn und Amsterdam, und viele erscheinen nur einmal in der Woche im Büro. So gibt es im Gebäude auch keine festen Plätze, sondern jeder setzt sich mit seinem Laptop einfach an einen freien Schreibtisch, wenn er doch mal den „Dachsbau“ aufsucht.

„Desk sharing“ spart Ressourcen und fördert das gemeinschaftliche Miteinander, weil die Mitarbeiter*innen jedes Mal ihren Arbeitsplatz neu wählen und so mit verschiedenen Kollegen und Kolleginnen in Kontakt kommen können. Alternativ treffen sie sich in der modern eingerichteten Lounge mit Kaffeeküche in der Mittagspause zu einem kreativen Austausch. Auch während der Corona-Zeit ist Badger Systems bestens aufgestellt und nutzt die modernen Techniken, um miteinander vernetzt zu bleiben.

Die Entwickler und Entwicklerinnen sind technisch sehr gut ausgestattet, damit sie optimale Arbeitsbedingungen haben. Auch das gehört zur Philosophie von Badger Systems: „Entwickler müssen völlig frei sein“ steht auf der Homepage, und davon ist Gründer und Geschäftsführer Dr. Pimenidis überzeugt. „Wenn jemand eine bestimmte zusätzliche Ausstattung braucht, um seine Arbeit optimal zu machen, werde ich ihm diese nicht verweigern.“
Um sich auf das Kerngeschäft – die Software-Entwicklung und -Beratung – konzentrieren zu können, hat Badger Systems außer der Personalsuche viele Aufgaben an externe Unternehmen oder Dienstleister ausgelagert, sogar den Vertrieb.

Software-Entwicklung ist mehr als Programmierung

Was sind das für Probleme, mit denen die Kunden zu Badger Systems kommen? „Konzepte für IT“ steht auf der Homepage, „Software-Architektur und -Entwicklung“, „Software-Pflege und -Wartung“, aber auch „Künstliche Intelligenz (KI) und Big Data“, „Digitale Plattformen und Infrastruktur“ sowie „Know-how-Transfer und Schulungen“. Damit scheint Badger Systems breit aufgestellt, aber es trifft nicht wirklich den Kern, ist Dr. Pimenidis überzeugt: „Das sind keine sechs getrennten Bereiche, das gehört alles zusammen. Eigentlich müsste dastehen: Wir lösen die Probleme unserer Kunden.“
Die meisten Kunden kommen aus dem Mittelstand. Es gibt Kunden aus der Recycling-Branche, Biotechnologie, Logistik. In letzter Zeit hatte Badger Systems häufiger Kunden aus der Medizinbranche. Das Arbeitsgebiet spielt aber eigentlich keine Rolle.

Das wichtigste sei, dass der Kunde am Ende glücklich und zufrieden ist. „Was wir am liebsten machen, ist die Probleme zu lösen, indem wir eine individuelle Software herstellen.“ Der Anlass kann eine Software sein, die speziell für das Unternehmen entwickelt wurde, aber den geänderten Anforderungen nicht mehr entspricht. Oder eine Anforderung, die so individuell ist, dass es dafür keine Software gibt, dann entwickelt Badger Systems eine. Und das versuchen die IT-Experten hauptsächlich mit Open-Source-Komponenten umzusetzen, um die Total Cost of Ownership (Gesamtkosten inklusive Folgekosten und Wartung) für den Kunden möglichst gering zu halten.

Software-Entwicklung ist nämlich deutlich mehr als Programmierung: „Die Kunden kommen oft mit einer Idee im Kopf zu uns. Ein Teil unserer Arbeit besteht dann darin, gemeinsam herauszufinden, wie man diese Idee am besten für den Kunden umsetzt, denn erst im Miteinander wird aus einer Idee eine Lösung.“ Ein zufriedener Kunde sei das wichtigste Ergebnis ihrer Arbeit.

Zusammenarbeit mit der interim Group war „total großartig“

Dr. Lexi Pimenidis Gründer und Geschäftsführer Badger Systems GmbH

Die Suche nach geeignetem Personal hat den Geschäftsführer immer viel Zeit gekostet, „normale“ Headhunter und Jobportale erwiesen sich ebenfalls als wahre Zeitfresser. Ganz anders die Zusammenarbeit mit Paul Gerscht, dem Leiter des Kölner Standortes der interim Group:

„Da gab es von Anfang an eine deutlich bessere Vorauswahl: Wir haben zunächst umfassende Gespräche geführt, damit die Personalsucher wissen, was für eine Firma wir sind und worauf es uns ankommt“, führt Dr. Pimenidis aus. „So hat die interim Group ein Gespür dafür entwickelt, wie wir ticken und wer dazu passt – auch dadurch, dass eine Mitarbeiterin zeitweise jede Woche bei uns mit im Büro saß, um den Spirit vor Ort kennenzulernen.

“So konnten im Jahr 2020 bereits drei neue Mitarbeiter gefunden und eingestellt werden. Die Zusammenarbeit mit der interim Group bewertet Dr. Pimenidis rückblickend als „einfach total großartig“. Auch künftig wird Badger Systems die Suche nach neuen Kolleginnen und Kollegen vertrauensvoll an die interim Group übertragen. Wir sind stolz auf die bisherigen Ergebnisse und freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit.

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